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必要な時にすぐに取り出せるように「書類」を整理しましょう

パンフレットの画像 わが家の整理収納

毎日の生活でどんどん増える書類(家庭内の紙もの)。

つい置きっぱなしにしてしまい、期限が切れてしまったり、必要な時や急いでいる時に限って見つからずに困ったことはありませんか?

書類が「もったいない」という理由で捨てられないという方はほとんどいないはずです。

「今は忙しいから後で見よう」とか「後で処理しよう」と置きっぱなしにしたり、片づける場所が決まっていないために散らかってしまう場合がほとんどです。

一度がんばって整理し、収納場所を決めてしまえば、なくしたり散らかることもなく、必要な時にすぐに取り出せるようになります。

ではさっそく以下の手順で書類の整理をはじめましょう。

書類を整理する順番

  1. 家中の書類を1ヶ所に集める
  2. 「必要な書類」と「不要な書類」にわける
  3. 「必要な書類」を分類し、収納する

1.家中の書類を1ヶ所に集める

まず、家中の書類(契約書、役所関係の書類、保険関係の書類、銀行関係の書類、取扱説明書など)を1ヶ所に集めてください。

玄関、キッチンカウンター、テーブルの上などに置きっぱなしのチラシやパンフレット、学校のおたより、冷蔵庫に貼ってある紙もの、お財布の中のレシートも全部集めてくださいね。

2.「必要な書類」と「不要な書類」にわける

書類の場合は「不要なモノ」の判断がしやすいです。

明らかに不要なモノは以下のようなものです。

明らかに不要な書類

  • チラシ
  • ダイレクトメール
  • パンフレット
  • 出前のメニュー表
  • 期限の過ぎたもの

必要な書類

必要な書類には「ずっととっておく重要な書類」と「一定期間とっておく書類」があります。

ずっととっておく重要な書類
  • 土地や建物の権利や契約に関する書類
  • 生命保険などの保険証書
  • 国民年金、厚生年金の証書
  • その他契約書類(公共料金など)
一定期間とっておく書類
  • 公共料金の利用明細書
  • クレジットカードの利用明細書
  • 病院の領収書
  • 健康診断結果
  • 家電などの保証書、取扱説明書
  • 領収書・レシート
  • 教育関係(学校や塾のプリント、お知らせなど)
  • 仕事関係(雇用契約書・給与明細・源泉徴収票など)
一定の期間ってどれくらい?

では、一定の期間とはどれくらいなのでしょうか?
家庭の書類については保管の義務はないので、あくまでも目安ですが…

  • 領収書・レシート → 家計簿につけるまで
  • 公共料金・クレジットカードの利用明細書 → 引き落としが終わるまで
  • 税金・年金の領収書・病院の領収書 → 5年
  • 家電の領収書、保証書 → 保証期間まで
  • 国民年金保険料 → 年金をもらうまで

私は家計簿をつけないので、現金払いのレシートは返品・交換の予定がなければ翌日には捨てます。クレジットカード払いのレシートはクレジットの利用明細書と照合してから捨てています。

義理の母がレシートを3年間保存していると聞いた時には驚きました…

このように保存期間は人それぞれで、必要性や価値観などによりますが、一定期間とっておく書類は必ず保管期間を決めておきましょう。

定期的な見直しは必要ですが、保管期間を決めて収納場所を作ってしまえば管理しやすくなります。

取扱説明書は必要?

取扱説明書が必要な時にすぐに見ることができますか?

買った時の箱にそのまま入れていたり、家中のあちこちにバラバラに置かれていませんか?

どのご家庭でも取扱説明書を集めるとかなりの量になります。

 

取扱説明書は各メーカーのホームページで見られてダウンロードができます。

また、スマホのアプリ「トリセツ」では、登録した家電の取扱説明書をアプリ1つで管理することができます。

めったに見ないのならそれらを利用することにして、処分するのもありだと思います。

ちなみに、わが家は全て保存しています。

試しに「トリセツ」を利用したこともありますが、わが家は物持ちがいいのか、対応していない家電がちらほら。それならメーカーのホームページからダウンロードしよう💡と検索しましたがホームページにもありません。

というわけで、アプリでの管理は潔く諦めて、紙媒体で保管しています。一ヵ所にまとめて収納していますが、けっこう場所を取っています💦

わが家の取扱説明書の収納の画像

収納方法はざっくりと3箱に分けて、取り出しやすい右側に見る機会の多い説明書を入れています。

3.「必要な書類」を分類し、収納する

分類の仕方はそれぞれのご家庭やライフスタイルによって違います。

以下の分類例を参考にしていただき、ご自身がわかりやすく管理しやすい分類を考えてみましょう。

書類の分類例

  • 暮らし(電気・ガス・水道・通信・健康診断結果…)
  • 仕事・年金・税金(年末調整・確定申告・雇用保険・ねんきん定期便・固定資産税…)
  • 保険(生命保険・自動車保険・火災保険・医療保険…)
  • 銀行・クレジットカード
  • 住宅(契約書・ローン…)
  • 取扱説明書・保証書(住宅設備・家電・家具…)
  • 教育(学校・習い事…)

書類の収納方法

分類ができたら収納していきます。

必ず全ての書類の収納場所を決めましょう。

書類の収納グッズには、クリアホルダー、クリアファイル、ファイルボックス、ファイルケース、ドキュメントファイル、個別フォルダー、引き出しトレーなど…色々なものがあります。

使用頻度によって出し入れしやすいグッズを選んだり、家族が見てもわかるようなラベリングをするなど工夫して、片付けやすい収納を考えましょう。

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書類を増やさないことも大切です

一度思いきった整理をし、収納の仕組みを作ってしまえば片づけは楽になります。

それでも日々増える書類。

それらを少しでも増やさないために以下の方法もおすすめです。

  • ダイレクトメールの郵送を停止する
  • 公共料金などのWEB明細を利用する
  • スキャナーやスマホアプリを利用してデータ化する

私も数年前からクレジットカードと公共料金はWEB明細を利用しています。

利用料金をグラフで見れたり前年との比較ができて便利です。

また、自分では書類の整理はできている(もう捨てるものはない)と思っていたのですが、スキャナー付きのプリンターをもらったことがきっかけで、処分できた書類もたくさんありました。

▼データ化して処分した書類

断捨離した書類の画像

こんまり先生(近藤麻理恵さん)は「書類は全捨てOK」と言っています

私にはそこまでの勇気はありません。

でも、ほとんどの書類をデータ化することで全捨てに近づくことはできるかもしれませんね。

▼整理ができたら収納へ

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